Original

ライザップイングリッシュ チャンネル

フォローする

  1. ライザップイングリッシュ チャンネル
  2. ニュース

【英語学習】
英文メールの基本の型!使えるフレーズも紹介 

〜わかりやすい英語メールの書き方と覚えておくと便利なフレーズをご紹介〜
 
 

日本語の文章を英訳してみたものの、どうにも話がうまく噛み合わない。

何気なく書いた一言から、トラブルになりかけてヒヤッとしたなど…英語でビジネスメール を書くことになり、頭を抱えた経験ありませんか?

同じシチュエーションで、どちらも文章構成は近いものの、翻訳だけではなかなかうまくいかないものです。

今回は、わかりやすい英語メールの書き方と、よく使う表現についてご紹介します。

 
ただ訳すだけじゃない、わかりやすい英文メールを書くポイントとは?
 

・簡潔にわかりやすく

日本語のビジネス表現を訳すだけでは、かえってわかりにくくなることも。

用件が伝わるよう、簡潔に、わかりやすく書くようにしましょう。

一度、ビジネス表現を除いた簡潔な日本語で下書きをし、英語に直していく方法もオススメです。

 

・日本語ならではの言い回しに注意!

言語が違うと、その言語圏での考え方や文化的な背景も異なってきます。そのためただ日本語のビジネスメールを英訳するだけでは、かえってわかりにくくなってしまうことも。

 

例えば、日本語では配慮やご足労いただいたことに対し、感謝の意味合いで「すみません」と使う表現がありますね。

しかしこれをそのまま訳すと、「なぜ謝罪しているのか理解できない」と、相手を戸惑わせてしまいます。

 

この場合は「ご足労いただき申し訳ございません」ではなく、「ご足労いただきありがとうございます」という表現になります。

 

英語でのメールの文章も人それぞれですが、慣れるまではとにかく、わかりやすさと型を意識していきましょう。

 

英文メールの基本的な形式と、おさえておきたい表現について

 

こちらでは、英文ビジネスメールの一般的な形式に沿って解説します。

 

①宛名

Hi Mr/Mrs. 〇〇,(〇〇様)

Hi All,(各位)

Hi Human Resources,(人事部御中)

To Whom it may concern,(ご担当者様)

 

基本的には会社名(もしくは所属部署)は省略し、宛先の名前から書き始めるケースがほとんどです。

担当者がわからず「ご担当者様」という表現を使う場合や、部署宛のメールの場合は、「To」で表現しましょう。

 

また、宛先の方の名前の後ろに「,(カンマ)」を打ち、文章を続けるのも英文メールの特徴です。

 

②文章の入り方

「お世話になっております」という表現はせず、本題から入ることが多いですが、「I hope this email finds you well.(ご健勝のことと存じます。)」「Thank you for your continued business.(いつもご支援をいただきありがとうございます)」などの表現を入れる場合もあります。

 

③本題/用件

わかりやすく簡潔に。

 

④結辞

締めくくりの言葉

「Regards,〇〇(自分の名前)」となります。

 

メールの締めくくりには、「結辞」を入れます。

様々な種類がありますが、特に使われるものが

 

  • Sincerely,
  • Thank you,
  • Regards,

 

ですので、この3つは押さえておきましょう。「Sincerely,」はフォーマルな言い回しで、「Thank you,」「Regards,」は個人的な手紙など、どのような相手にも使えますよ。

 

覚えておくと便利なフレーズ
 

・We would appreciate it if you could…

ーしていただけますと幸いです。

 

・Would it be possible to give me the invoice by Monday?

月曜日までに請求書をいただくことは可能でしょうか。

 

・Attached to this message is 〇〇…

(メールに)〇〇を添付します。

※添付ファイルは“Attached file”

 

・I am sorry to disturb you while you are busy.

お忙しいところ恐れ入ります。

 

・Please respond ASAP.

早急にご返答ください。

※ASAP(as soon as possible)は一般的な表現ですが、目上の方に送るのは失礼だと捉えられることがあります。

“Could you…?”など、より丁寧な表現を使い、分かる場合であれば期日を含めて連絡するのがベストです。

 

この他、会議の調整や取引など、英語でのビジネスメールも日本語のメールと同じく、様々なバリエーションがあります。

メールのバリエーションは多岐にわたるので、慣れないうちは1,2冊程度、英文メールやビジネス英語についてまとめた書籍を活用するのがオススメです。

貿易などの専門的な分野だけではなく、初歩的な表現や、メールの事例だけを扱った本も色々出ていますので、自分の業種や業界に合ったものを探しましょう。

中でも、そのまま使える言い回しなどがまとめられているものを選ぶと調べる時間が短縮できて効率的ですし、休憩時間などに例文を眺めて英文に慣れる練習をするのにも便利ですよ。

 

ビジネスで活躍できる英語を取得!
 

慣れないうちは調べながら書くことになるかと思いますが、ビジネスで使う以上は、できるだけスピーディーに対応したいものです。

できるだけ英語での対応に慣れるためにはメールだけではなく、読んで瞬時に理解し、それを返せる「英語脳」を培っていくのが近道でしょう。
 
 
着実に英語脳を作っていくのにオススメなのがRIZAP ENGLISH。
「ビジネスで英語が使えるようになりたい」「日常英会話を習得したい」「TOEICで高得点を獲りたい」というそれぞれの目標・目的に合わせて英語脳を鍛える、短期集中型の「パーソナル英会話ジム」なんです。
 
 
受講の仕方も対面・オンラインから選択できるのでライフスタイルに合わせやすく、様々な目的で受講されています。
ひとりひとりに合わせたプログラムを作り、進捗に合わせた指導がされるので、自分の目標へ、より早くコミットすることができますよ。
 
 
また、「英語を学ぶ、覚える」だけではなく、トレーナーが二人三脚で、英語の使いこなし方や継続的な学習方法から鍛えるのがこのジムの特徴。
 
勉強時間の作り方などからサポートしてくれるので、仕事で忙しい方が挫折せず、継続的に英語を叩き込むのにぴったりなのです。
 
英語をより早く使いこなし、ご自身の可能性を広げたいという方は、是非検討してみてくださいね。
 
Facebook